¿Quién puede denunciar o realizar comunicaciones?
Todos los miembros de la FUNDACIÓN VILLA CASAS y aquellos con los que la Fundación mantenga relaciones empresariales deben respetar tanto la legalidad vigente como el propio Código Ético de la FUNDACIÓN VILLA CASAS.
El Sistema permite que cualquier persona, interna o externa a la FUNDACIÓN VILA CASAS, que haya tenido conocimiento de infracciones o actos ilícitos, puedan comunicarlo a la Fundación.
¿Qué se puede comunicar?
A través del Sistema, se puede remitir información sobre acciones que sean contrarias al Código Ético de la FUNDACIÓN VILLA CASAS o que puedan ser constitutivas de infracciones o actos ilícitos de los que se haya podido tener conocimiento a fin de que puedan ser debidamente investigados y, en su caso, sancionados.
¿Cómo presentar una denuncia o comunicación?
Desde el sitio web de la FUNDACIÓN VILA CASAS, se puede realizar una comunicación y/o crear un informe de denuncia de forma segura, y realizar el seguimiento de un informe ya existente.
Realizar el seguimiento de sus informes puede ser importante para varias razones:
1) Comprobar el estado de su informe para confirmar que ha sido correctamente recibido y se está llevando a cabo la oportuna investigación.
2) Comprobar si el Responsable del Sistema necesita información adicional para ayudarle a resolver el problema o tomar la acción apropiada.
3) Proporcionar información adicional a su informe.
Tramitación de la comunicación
Tras la comunicación a través del Sistema, le será remitido el correspondiente acuse de recibo en el plazo máximo de 7 días naturales siguientes a la recepción de la comunicación, salvo que la remisión del acuse de recibo pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación .
El Responsable del Sistema Interno de Información valorará la verosimilitud de la información recibida y su posible carácter infractor en un plazo no superior a 15 días desde la recepción de la información. En caso de que la denuncia se considere inverosímil le será comunicado su archivo y cualquier medida adicional que se hubiera adoptado.
En caso de que la información facilitada sea insuficiente, podrá solicitarse su ampliación.
Cuando se considere que la denuncia recibida es verosímil ordenará la apertura de una investigación corporativa interna, en la que las personas denunciadas tendrán garantizados sus derechos de presunción de inocencia, defensa y contradicción. En ningún caso se notificará a las personas investigadas la identidad del Informante.
¿Qué información debe incluir la comunicación?
El informante deberá facilitar la máxima información disponible de los hechos sobre los que versa la comunicación. Idealmente deberá utilizar el Sistema Interno de información enviando debidamente rellenado el formulario que se encuentra a su disposición a través del enlace que se facilita en el sitio web con inclusión de la siguiente información:
- • Relato de hechos objeto de denuncia
- • Identidad de los implicados
- • Fecha
- • En su caso, identidad de los posibles testigos
- • En su caso, documentación acreditativa de los hechos denunciados
- • En caso de que no se trate de una comunicación anónima, nombre y apellidos del denunciante, correo electrónico, dirección postal y teléfono
Se adoptarán las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad de los datos de acuerdo con lo que determine el análisis de riesgos realizado de conformidad con el artículo 32 del Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril 2016, relativo a la protección de las personas físicas en cuanto al tratamiento de datos personales ya la libre circulación de estos datos (en adelante, RGPD).
Asimismo, se implementará el registro de actividades previsto por el art. 30 del RGPD, en relación con este tipo de tratamientos, en el momento de dar de alta tales procedimientos.
Las personas que efectúen una comunicación a través del canal ético manifiestan y garantizan que los datos personales proporcionados son verdaderos, exactos, completos y actualizados, y mantendrán indemne a la FUNDACIÓN VILA CASAS de cualquier responsabilidad que pueda derivarse por el incumplimiento de estas manifestaciones y garantías. En cualquier caso, se conservarán los datos relativos a cualquier hecho investigado.
Los datos personales facilitados en el marco de las comunicaciones y consultas efectuadas en el canal ético, así como las actualizaciones de éstas, serán tratadas Fundación Privada Vila Casas, con domicilio social situado en C/Ausiàs Marc, 20 pral. 08010, Barcelona.
La finalidad de este tratamiento es la búsqueda y la resolución de actuaciones o conductas inapropiadas, especialmente en asuntos penales y de cumplimiento normativo. Asimismo, su finalidad es la gestión de comunicaciones, consultas, dudas y/o propuestas de mejora.
FUNDACIÓ VILA CASAS conservará sus datos personales durante el tiempo estrictamente necesario para resolver las comunicaciones de incumplimiento y para tramitar las correspondientes consultas y, una vez resueltas, se mantendrán debidamente bloqueados para dar cumplimiento a las obligaciones legales que, en cada caso , corresponda.
La base legal del tratamiento de datos es el cumplimiento de la obligación legal de resolver las consultas formuladas, aplicable en virtud de lo dispuesto en la Ley orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal.
Los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, o oponerse al tratamiento en los supuestos legalmente permitidos, así como el derecho a la portabilidad de los datos podrán ejercerse, en los términos especificados por la normativa vigente, ante la Fundación Privada Vila Casas, mediante comunicación por correo electrónico a la dirección fundacio@fundaciovilacasas.com o postal a la Fundación Privada Vila Casas, Calle Ausiàs Marc, 20, pral, 08010, Barcelona, con la ref. "Protección de Datos" a la que se adjunte fotocopia del DNI y en la que se indique el derecho concreto que se desea ejercitar. Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
Estos datos personales sólo serán comunicados a terceros con los que la FUNDACIÓN VILA CASAS esté legal o contractualmente obligada a facilitarlos ya aquellas empresas del sector jurídico y de su grupo de sociedades a las que, en su caso, haya encomendado la prestación de servicios de consultoría y asesoría en relación con la gestión del canal ético, por cuenta de la FUNDACIÓN VILA CASAS, en la medida en que sea necesario para la prestación de estos servicios. En ningún caso, la FUNDACIÓN VILLA CASAS llevará a cabo transferencias internacionales de sus datos personales a terceros países oa una organización internacional. Sólo en caso de que el hecho puesto en conocimiento de la FUNDACIÓN VILA CASAS dé lugar a actuaciones administrativas o judiciales, los datos facilitados podrán ser comunicados a las autoridades competentes para su investigación y sanción. En su caso, se suscribirán los contratos previstos por el art. 28.3 RGPD con los proveedores externos que tengan acceso o traten los datos de carácter personal y se regularizarán, en su caso, las transferencias a terceros países fuera de la Unión Europea de conformidad con el régimen previsto en los arts. 44 te seq. del RGPD.
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