Qui pot denunciar o realitzar comunicacions?
Tots els membres de la FUNDACIÓ VILA CASAS i aquells amb els quals la Fundació mantingui relacions empresarials han de respectar tant la legalitat vigent com el propi Codi Ètic de la FUNDACIÓ VILA CASAS.
El Sistema permet que qualsevol persona, interna o externa a la FUNDACIÓ VILA CASAS, que hagi tingut coneixement d’infraccions o actes il·lícits, puguin comunicar-ho a la Fundació.
Què es pot comunicar?
A través del Sistema, es pot remetre informació sobre accions que siguin contràries al Codi Ètic de la FUNDACIÓ VILA CASAS o que puguin ser constitutives d'infraccions o actes il·lícits dels quals s'hagi pogut tenir coneixement a fi que puguin ser degudament investigats i, en el seu cas, sancionats.
Com presentar una denúncia o comunicació?
Des del lloc web de la FUNDACIÓ VILA CASAS, es pot realitzar una comunicació i/o crear un informe de denúncia de manera segura, i realitzar el seguiment d'un informe ja existent.
Realitzar el seguiment dels seus informes pot ser important per a diverses raons:
1) Comprovar l'estat del seu informe per a confirmar que ha estat correctament rebut i s'està duent a terme l'oportuna investigació.
2) Comprovar si el Responsable del Sistema necessita informació addicional per a ajudar-lo a resoldre el problema o prendre l'acció apropiada.
3) Proporcionar informació addicional al seu informe.
Tramitació de la comunicació
Després de la comunicació a través del Sistema, li serà remès el corresponent justificant de recepció en el termini màxim de 7 dies naturals següents a la recepció de la comunicació, tret que la remissió del justificant de recepció pugui posar en perill la confidencialitat de la comunicació.
El Responsable del Sistema Intern d'Informació valorarà la versemblança de la informació rebuda i el seu possible caràcter infractor en un termini no superior a 15 dies des de la recepció de la informació. En cas que la denúncia es consideri inversemblant li serà comunicat el seu arxiu i qualsevol mesura addicional que s'hagués adoptat.
En el cas que la informació facilitada sigui insuficient, podrà sol·licitar-se la seva ampliació.
Quan es consideri que la denúncia rebuda és versemblant ordenarà l'obertura d'una investigació corporativa interna, en la qual les persones denunciades tindran garantits els seus drets de presumpció d'innocència, defensa i contradicció. En cap cas es notificarà a les persones investigades la identitat de l'Informant.
Quina informació ha d'incloure la comunicació?
L'informant haurà de facilitar la màxima informació disponible dels fets sobre els quals versa la comunicació. Idealment haurà d'emprar el Sistema Intern d'informació enviant degudament emplenat el formulari que es troba a la seva disposició a través de l'enllaç que es facilita en el lloc web amb inclusió de la següent informació:
- • Relat de fets objecte de denúncia
- • Identitat dels implicats
- • Data
- • En el seu cas, identitat dels possibles testimonis
- • En el seu cas, documentació acreditativa dels fets denunciats
- • En el cas que no es tracti d'una comunicació anònima, nom i cognoms del denunciant, correu electrònic, adreça postal i telèfon
S'adoptaran les mesures de seguretat necessàries per a garantir la seguretat de les dades d'acord amb el que determini l'anàlisi de riscos realitzat de conformitat amb l'article 32 del Reglament 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril 2016, relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals i a la lliure circulació d'aquestes dades (d'ara endavant, RGPD).
Així mateix, s'implementarà el registre d'activitats previst per l'art. 30 del RGPD, en relació amb aquesta mena de tractaments, en el moment de donar d'alta tals procediments.
Les persones que efectuïn una comunicació a través del canal ètic manifesten i garanteixen que les dades personals proporcionades són verdaderes, exactes, completes i actualitzades, i mantindran indemne a la FUNDACIÓ VILA CASAS de qualsevol responsabilitat que es pugui derivar per l'incompliment d'aquestes manifestacions i garanties. En tot cas, es conservaran les dades relatives a qualsevol fet investigat.
Les dades personals facilitades en el marc de les comunicacions i consultes efectuades al canal ètic, així com les actualitzacions d'aquestes, seran tractades Fundació Privada Vila Casas, amb domicili social situat a C/Ausiàs Marc, 20 pral. 08010, Barcelona.
La finalitat d'aquest tractament és la recerca i resolució d'actuacions o conductes inapropiades, especialment en assumptes penals i de compliment normatiu. Així mateix, la seva finalitat és la gestió de comunicacions, consultes, dubtes i/o propostes de millora.
FUNDACIÓ VILA CASAS conservarà les dades personals durant el temps estrictament necessari per a resoldre les comunicacions d’incompliment i per a tramitar les corresponents consultes i, una vegada resoltes, es mantindran degudament bloquejats per a donar compliment a les obligacions legals que, en cada cas, correspongui.
La base legal del tractament de dades és el compliment de l'obligació legal de resoldre les consultes formulades, aplicable en virtut del que es disposa en la Llei orgànica 10/1995, de 23 de novembre, del Codi Penal.
Els drets d'accés, rectificació, supressió, oposició, limitació del tractament, o a oposar-se al tractament en els supòsits legalment permesos, així com el dret a la portabilitat de les dades podran exercir-se, en els termes especificats per la normativa vigent, davant la Fundació Privada Vila Casas, mitjançant comunicació per correu electrònic a l’adreça fundacio@fundaciovilacasas.com o postal a Fundació Privada Vila Casas, Carrer Ausiàs Marc, 20, pral, 08010, Barcelona, amb la ref. “Protecció de Dades” a la qual s'adjunti fotocòpia del DNI i en la qual s'indiqui el dret concret que es desitja exercitar. Així mateix, té dret a presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades.
Aquestes dades personals només seran comunicades a tercers amb els quals la FUNDACIÓ VILA CASAS estigui legal o contractualment obligada a facilitar-los i a aquelles empreses del sector jurídic i del seu grup de societats a les quals, en el seu cas, hagi encomanat la prestació de serveis de consultoria i assessoria en relació amb la gestió del canal ètic, per compte de la FUNDACIÓ VILA CASAS, en la mesura en què sigui necessari per a la prestació d'aquests serveis. En cap cas, la FUNDACIÓ VILA CASAS durà a terme transferències internacionals de les seves dades personals a tercers països o a una organització internacional. Només en el cas que el fet posat en coneixement de la FUNDACIÓ VILA CASAS doni lloc a actuacions administratives o judicials, les dades facilitades podran ser comunicades a les autoritats competents per a la seva recerca i sanció. En el seu cas, se subscriuran els contractes previstos per l'art. 28.3 RGPD amb els proveïdors externs que tinguin accés o tractin les dades de caràcter personal i es regularitzaran, en el seu cas, les transferències a tercers països fora de la Unió Europea de conformitat amb el règim previst en els arts. 44 et seq. del RGPD.
Uneix-te al nostre 
